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    香港VS新加坡,為何都需要秘書公司?兩者服務有何區別?

    發布時間:2020-11-10點擊量:25

    香港作為國際金融中心,一向是吸引全球投資者的熱土。新加坡一直以其親商政策、成熟完善的監管制度而聞名世界。那么注冊香港和新加坡公司為什么必須有秘書公司?
    法定秘書和商務秘書的區別
    法定秘書與我們平常所說的商務秘書不是同一概念。
    根據香港《公司條例》,法定秘書是法律強制存在的,而商務秘書則是公司根據具體實際情況自行決定是否設立的職位,在法律層面上沒有強制要求。商務秘書是根據客戶的需要為客戶量身定制的商務實務服務,如接聽電話、傳遞信息、代收代寄,到信用證、物流等服務。
    為什么香港公司需要法定秘書
    根據香港公司法例第三十二章規定,香港注冊的有限責任公司必須委任公司秘書,以履行公司的法定責任。其職責包括向公司注冊處申報有關公司架構、股東及董事的變動,亦需為董事局擬定公司會議議程、籌備周年股東大會及對相關的法定條例提供專業咨詢及建議。
    香港公司條例規定香港有限公司必須有一名香港法定秘書,該法定秘書必須由香港本地自然人或法人擔任。
    法定秘書是香港政府要求必須有的形式秘書,香港公司的商務秘書起到一個上傳下達的作用,方便政府聯系和處理政府往來文件。
    香港法定秘書的任職資格
    1、香港公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體;
    2、若為個人,該人必須經常居住于香港;
    3、若為法人團體,該法人團體必須在香港有注冊地址或營業地點。
    香港法定秘書具體提供的服務
    1、提供注冊地址及法定注冊秘書;
    2、秘書服務處理及保存公司之法定記錄,例如重要控制人登記冊等信息;
    3、代公司保持和政府部門之間的聯絡,響應政府部門的查詢,例如近期香港政府要求所有香港公司都要做盡職調查,秘書公司需要聯系香港公司做好盡職調查工作,以供香港政府審查;
    4、秘書服務代收及處理政府往來函件;
    5、提供香港公司年審、改股、商業登記證更換、注冊地址變更等服務。
    新加坡法定秘書
    新加坡會計與企業管制局(ACRA)規定每個公司必須在成立后六個月之內聘請以及委任一位公司秘書。
    公司秘書將是確保公司完成由法律規定所需履行的行政和報告責任和義務的主要負責人。
    一些新成立的公司所需完成的法定條件包括申報年度回報以及記錄和申報董事會決議。
    新加坡公司法定秘書的角色和責任
     公司必須向ACRA提交公司和財務信息。
    此類信息必須真實且及時提交,并在ACRA的登記冊上公開。公眾可依賴此類信息查看公司營業狀況和任職人員,進而做出相應的業務決策。其他政府機構在履行監管職能時也可依賴ACRA中的記錄。
    根據《公司法》第401(2A) 條,任何人若向ACRA提交虛假信息或授權他人提交虛假信息,一經定罪,可處50,000新幣以下罰款及2年以下監禁。
    新加坡公司法定秘書服務
    1、保存和管理公司法定登記文件和記錄更新。包括:股東決議、會議記錄、章程、股票、董事股東登記文件等;
    2、跟進注冊局ACRA和稅務局IRAS(根據各項時限要求,提前一個月通知并準備文件);
    3、提供銀行開戶或關閉服務(含準備文件);
    4、準備和簽發股份,起草公司董事決議  ;
    5、起草周年大會/特別大會的通知及議程;
    6、股份轉讓/股東變更/董事變更/秘書記錄/公司名稱/注冊地址變更/增減資本/銀行簽名變更;
    7、向注冊局呈交法定的報告、表格和文件;
    8、召集及參加董事會及股東會議;
    9、準備董事會及股東會議的記錄及決議;
    10、建議及提醒客戶公司周年大會召開的最后日期。
    公司法定秘書的重要性
    公司秘書在法律合規方面所扮演的角色和所需負責的職責是非常廣泛及重要的,因為任何在法律合規方面的任何失職都會對于公司和公司成員造成嚴重的后果。
    在任何合規方面犯下的錯誤往往都會帶來昂貴的代價,將會受到處罰。
    因此選擇一家稱職且值得信賴的秘書公司絕對是不容輕視的重要環節。

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